Dopo l’ennesima stretta del governo sulle attività produttive del 21 Marzo a causa dell’emergenza Coronavirus le attività produttive non essenziali in Italia è costretta alla chiusura, salvo (dice il presidente Conte nel suo discorso) che il lavoro non avvenga in Smart Working o lavoro agile.

Cos’è lo smart working e come funziona

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali definisce lo Smart Working come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.  Non è questo il luogo per un approfondimento sulla parte normativa. Per gli aspetti burocratici è meglio chiedere al tuo commercialista o al datore di lavoro.

Smart Working e telelavoro: qual’è la differenza

Tecnicamente Smart Working e Telelavoro (o lavoro da remoto) sono cose differenti. Per semplificare: lo smart working è una forma di lavoro “agile” come suggerisce la definizione legale, dove spariscono gli orari di lavoro e il dipendente lavora per obiettivi, gestendo in modo autonomo il tempo.

Nel telelavoro, invece, il lavoratore dipendente 2svolge la sua prestazione di lavoro in un luogo esterno ai locali aziendali”. L’orario di lavoro sono quelli concordati con il datore di lavoro e non possono essere gestiti in autonomia dal dipendente.

Oggi la maggior parte dei dipendenti che lavorano da casa svolgono attività di telelavoro o lavoro da remoto. Di fatto però smart working e telelavoro vengono usati molto come sinonimi. Formalmente non è corretto perché cambiano le modalità di lavoro, ma sia i media che gli utenti – forse in modo improprio – usano il termine smart working per indicare il lavoro da casa o da altra sede differente da quella dell’azienda.

Ad aziende e lavoratori che devono lavorare da casa (specie durante l’emergenza covid-19) poco importa quale sia il nome corretto. Lasciamo a commercialisti e consulenti del lavoro  il compito di definire le forme contrattuali. L’importante è trovare un modo efficace per continuare a lavorare anche quando non è possibile recarsi presso il luogo di lavoro. Per convenzione noi useremo il termine smart working per indicare tutte le forme di lavoro a distanza.

L’obiettivo di questo articolo non è quello di dare indicazioni di tipo giuridico ma vogliamo solo fornire strumenti e consigli utili per lavorare a distanza.

In pratica oggi migliaia di aziende e lavoratori devono trovare soluzioni semplici e funzionali per avviare il lavoro da remoto. Le aziende più grandi e strutturate si sono dotate di strumenti professionali o suite dedicate, magari messe a punto dall’IT dell’azienda.

Tutte le altre aziende e professionisti che svolgono lavori di ufficio o che possono essere svolti in remoto, devono cercare una soluzione per continuare a lavorare stando a casa: liberi professionisti, consulenti, dipendenti della PA, insegnanti e tante altre categorie devono aggiornare da un giorno all’altro il proprio lavoro in modalità smart working.

Se non hai mai lavorato in remoto, abituato ad essere a diretto contatto con i colleghi o con i clienti, è meglio organizzarsi con gli strumenti che hai a disposizione e sai già utilizzare, meglio ancora se si tratta di strumenti gratuiti per lavoro da casa.

Qui proviamo a dirti quali, siti, piattaforme e strumenti informatici usare per avviare velocemente lo smart working. Sia chiaro che ci sono centinaia, forse migliaia, di programmi, siti web e servizi online che possono essere utili. In questa guida elenchiamo solo alcune piattaforme, prevalentemente quelle che già usiamo e conosciamo meglio.

Ricorda però che esistono diverse alternative, gratis o a pagamento, che possono essere utili allo scopo. Sta a te scegliere i tools che ritieni più adatti al tuo modo di lavorare e che siano facili da condividere con i colleghi.

In questo articolo divideremo gli strumenti per tipo di attività da svolgere: gestire documenti, fare video conferenze, organizzare il lavoro ecc. Ma iniziamo dalle basi.

Computer, tablet e smartphone e connessione. Le risorse essenziali.

È comune pensare che per lavorare da remoto basta un computer ed una connessione a internet. Verissimo, ma potrebbe non essere sufficiente. Inoltre lavorare in smart working è diverso da quando completiamo qualche incombenza saltuaria da casa.  Si tratta di lavorare lavorare per molte ore da una postazione casalinga, trasferendo di fatto la propria scrivania a casa.

Consiglio utile: usa un computer dedicato solo al lavoro. Per una maggiore sicurezza meglio non mischiare file di lavoro con quelli personali. Lascia un pc alla famiglia

Se già lavori con un computer portatile in ufficio la cosa migliore e portarselo a casa e continuare a usare la stessa macchina. Se invece in ufficio hai un computer fisso allora portarlo a casa diventa complicato. Se possibile ti consigliamo di usare un computer dedicato per il lavoro, il modo da lasciare agli altri famigliari – ed ai figli che devono studiare – la possibilità di usare il computer in comune che altrimenti rischi di monopolizzare.

Ma veniamo al solo. Quali sono le risorse hardware essenziali e quelle consigliate

• Computer portatile o fisso. Se non ne possiedi uno dedicato puoi rimettere in sesto un vecchio pc o acquistare uno a partire da 250 € circa. Se opti per un fisso meglio un pc all-in-one (occupa meno spazio). Meglio se il pc ha una fotocamera. Quasi sempre anche un computer di fascia media è sufficiente per la maggior parte delle attività lavorative. [Necessario]
• Monitor. Dovrai passare molte ore al pc, il monitor di un portatile potrebbe essere troppo piccolo ed affaticarti la vista. Meglio acquistare un monitor da collegare al portatile per  lavorare meglio. [Consigliato]
• Cuffie e microfono. Puoi usare anche quelle dello smartphone, ma dovresti alternarle con il pc. Ti consigliamo di dotarti di un nuovo paio di cuffie con microfono incorporato. Meglio se senza fili o con un cavo abbastanza lungo (almeno 1.5m) da non essere un impedimento nel lavoro.  [Necessario]
• Mouse e tastiera. Lavorare per molte ore con il trackpad del portatile può essere davvero faticoso. Usare un mouse è molto più ergonomico. Anche l’uso di una tastiera esterna è consigliato: ti consente di mantenere una posizione più corretta e di stare alla giusta distanza dal monitor. Bastano 15 o 20 € per tastiera e mouse con filo, circa 30 € per quelli senza fili. [Consigliato]
• Smartphone. Fondamentale per le chiamate di lavoro ed anche per le videochiamate. Meglio usare un telefono o una sim dedicati. [Necessario]
• Connessione internet. Diciamolo subito, una connessione fibra è la soluzione migliore. Anche perché lavorando da casa non sarai l’unico ad essere connesso. Inoltre lo scambio di file richiede una buona velocità in upload. La maggior parte delle ADSL domestiche hanno una velocità massima garantita in upload di 512 Mbit, troppo lenta per lavorare. Per caricare file più rapidamente una valida alternativa è l’uso di una connessione 4g LTE, ormai più veloce dell’adsl. Se la tua connessione di casa non è abbastanza veloce puoi dotarti di un Router o Hotspot 4G LTE (da 30 €) a cui abbinare una promozione dati. Ci sono offerte business con giga illimitati già a partire da 10 euro al mese. [Necessario].
• Un blocco note e una matita. una tecnologia antica ma sempre utile da avere accanto. Essenziale specialmente durante le chiamate con colleghi e clienti. [Consigliato]
• Una mail dedicata. Se ancora non hai un email aziendale @nomezienda da usare per creare tutti gli account necessari è meglio creare un nuovo indirizzo email dedicato. Noi ti consigliamo di usare Gmail o un account Outlook di Microsoft, vedremo a breve perché.

Gestione, accesso e scambio di file e documenti di lavoro in cloud.

Un esigenza fondamentale è quella di scambiare e condividere file di ogni tipo. Se prima lo scambio di file avveniva specialmente tra azienda e clienti, adesso bisogna scambiare file sia tra colleghi sia con i clienti. Spesso questi file devono essere visti e modificati da più persone. Starai pensando “posso scambiare i documenti via mail”, certo, puoi, ma se devi editarli assieme ai colleghi dovrai creare diverse versioni dei documenti con le relative modifiche e decine di scambi email.  Inoltre ma maggior parte degli account email  hanno un limite per la dimensione degli upload (max 20 mb). email hanno un limite

Affidarsi a un servizio di condivisione file in cloud è una soluzione molto più smart dello scambio spasmodico di e-mail. Vediamo i migliori servizi gratuiti per lo scambio e la gestione di file.

Google Drive. 

Molto più di un sistema di conservazione e condivisione file in cloud, Google Drive è una vera e propria suite di produttività al pari del pacchetto Microsoft Office, ma gratuita. L’unica condizione per utilizzarlo è avere un account email Gmail: la mail di Google infatti si integra perfettamente con i servizi di Drive e permette anche di salvare direttamente i file allegati alle vostre email sul cloud.  Con un account Google potrai avere l’accesso gratuito ad un intero universo di servizi digitali gratuiti.

È bene ricordare che chiunque abbia un telefono Android possiede già un’account Gmail. Quindi magari puoi riutilizzare per Drive la mail creata per il telefono. Inoltre Google Drive è presente per ogni piattaforma e sistema operativo: Windows, MacOS, Android, IoS. Grazie alle applicazioni per PC e Smartphone potrai anche decidere quali file gestire anche offline. Un’altra chicca è che più utenti possono lavorare contemporaneamente su un documento senza rischiare di perdere alcuna modifica.

Ecco alcun dei servizi più utili di Drive:

1. Spazio di archiviazione:  15 gb per account di spazio per archiviare qualsiasi tipo di file. Puoi anche condividere sia file che cartelle con i colleghi. Basterà condividere una cartella tramite la mail  o tramite link da inviare. Il bello della condivisione tramite link è che puoi condividere file o cartelle anche con utenti non iscritti al servizio Google. Chiunque abbia quel link può accedere ai file o alle cartelle (per modificare oppure solo visualizzare o commentare).
2. La suite per creare e condividere documenti. Ti permette di creare, importare, esportare e gestire file in numerosi formati: pdf, .docx, .xlsx, .ppt ecc. Ecco una panoramica dei vari strumenti:
   • Google documenti: un editor di documenti in stile Word, semplicissimo da usare. La vera chicca è che si salvano automaticamente tutte le revisioni dei documenti di testo. Dimentica il tasto salva, puoi tornare in ogni momento ad una versione precedente o successiva del file. Un’altra funzione molto utile è la modalità suggerimento: puoi cioè inserire suggerimenti di modifica (che appaiono in verde) che possono essere successivamente approvate.
   • Google Fogli. Un editor di fogli di calcolo in stile Excel ma leggermente più semplice. Puoi fare quasi tutto quello che si può fare con excel e puoi anche importare un foglio di calcolo classico trasformandolo in un documento di Fogli. Formattazione e formule vengono importate sempre correttamente e puoi salvare il tuo file in xls in qualsiasi momento.
   • Google Presentazioni. Un ottimo strumento per le presentazioni. Semplicissimo da usare, con molti punti in comune con Power Point ma senza fronzoli. Utile per preparare presentazioni assieme ai colleghi, magari lavorandoci in contemporanea.
   • Google Moduli. Serve a creare moduli compilabili o sondaggi i cui risultati vengono automaticamente salvati su un foglio di calcolo per poter essere lavorati. Molto utile per i docenti che vogliono creare test ed esercizi.

Drive è secondo noi la suite gratuita più completa per la produttività in azienda. Ovviamente se hai l’esigenza di avere più spazio o un servizio più completo Google offre soluzioni per le aziende con il servizio GSuite; che offre alla aziende una versione più avanzata degli strumenti che abbiamo appena descritto. Per una panoramica più completa visita la guida completa di Google Drive  che spiega in modo esaustivo (e in italiano) tutte le funzioni e gli strumenti a disposizione.

Le alternative a Google Drive

Ci sono valide alternative naturalmente. Le funzionalità e lo spazio di archiviazione in cloud gratuito sono assicurati per tutti i servizi.  Sappiamo meno su come funzionano per cui ve le descriviamo brevemente . Tra le tante vi segnaliamo.

Microsoft OneDrive: offre funzionalità simili a Drive di archiviazione e gestione di documenti. Inoltre si integra molto bene con la suite Microsoft Office®. Probabilmente però, per avere accesso a tutte le funzionalità è necessario avere una licenza di Office 365. Sicuramente da valutare se l’azienda già utilizza email e servizi di Microsfot.

Dropbox – Offre uno spazio di archiviazione di 7.75 GB gratuita. Inoltre sia l’app che il software per windows e mac sono molto efficienti. In pratica puoi creare una o più cartelle condivise sul tuo computer, tutti i documenti in quelle cartelle saranno condivisi con il tuo team o con i clienti.

Icloud. Anche Apple ha il suo sistema di archiviazione remota. Sicuramente più adatto agli utenti della Mela in quanto è necessario avere un account iCloud. Nonostante siamo utenti Apple ti consigliamo di valutare bene questo sistema in quanto costringerebbe molti clienti a creare l’ennesimo indirizzo e-mail.

Prova a creare un ambiente di lavoro ordinato e che somigli ad un mini ufficio anche se sei in giro per casa.

Video conferenze e chiamate di lavoro

Per organizzare il lavoro è importante fissare delle chiamate con colleghi e clienti, spesso la possibilità di guardarsi in faccia rende ancora più efficace la riunione, specie per chi era abituato a lavorare in presenza, fianco a fianco ogni giorno.

Per i meeting uno ad uno va bene una normale telefonata o una chiamata vocale con una qualsiasi app di messaggistica. Oggi quasi tutte prevedono la chiamata vocale; solo per citarne qualcuna: Whatsapp, Telegram, WeChat ecc.

Quando invece si devono fare riunioni in remoto con più persone le cose si fanno leggermente più complesse. Ma non troppo non temere.  Vediamo di seguito quali strumenti sono utili per le video chiamate di gruppo, anche dette conference call o semplicemente call. 

Prima di fornirti gli strumenti necessari eccoti 5 consigli utili prima per fare riunioni efficaci in remoto.

1. Usa cuffie e microfono. È fondamentale, usando il microfono integrato del pc o dello smartphone rischi di creare un’eco insopportabile durante la chiamata.
2. Scegli un luogo isolato. se possibile sta lontano dai rumori di casa (Figli, Coniugi, Tv ecc.). Sempre per evitare l’eco scegli stanze piccole e con mobili.
3. Togli la suoneria ai dispositivi. Sentire telefoni e chat suonare durante la chiamata può creare disturbo. Metti telefono in modalità silenziosa.
4. Attento allo sfondo bada a cosa si vede dietro di te durante le chiamate. Vedere le tue mutande appese dietro di te potrebbe distrarre i tuoi interlocutori.
5. Vestiti bene. Almeno nella parte visibile dalla fotocamera fa in modo di essere presentabile.
6. Evita le inquadrature dal basso e bada alla luce. Le inquadrature dal basso ci peggiorano. Inoltre trova un posto bene illuminato, magari usa una lampada da tavolo per illuminare meglio la postazione.
7. Tieni tutto a portata di mano. Avere quello che serve vicino evita di doversi alzare durante la call

Veniamo adesso agli strumenti utili per comunicare in smart working. Come anticipato ci limitiamo agli strumenti gratuiti. Ecco quelli che conosciamo meglio.

Telefonate di gruppo

Lo sapevi che puoi aggiungere più persone ad una normale telefonata? Si può fare con qualsiasi smartphone ed è molto semplice. Vediamo come fare.

1. Avviare la prima chiamata con un tuo contatto.
2. Nel corso della chiamata, nell’app telefono di IoS e Android trovate un pulsante + o “aggiungi chiamata” o “nuova chiamata” (dipende dal sistema operativo)
3. Clicca sull’apposito pulsante, eleziona il secondo contatto da chiamare e clicca sul pulsante di chiamata.
4. Procedi aggiungendo man mano tutti i membri della conversazione.

La qualità audio delle chiamate di gruppo tramite il telefono è eccellente, inoltre la stabilità dell’audio non dipende dalla qualità della connessione internet. Basta che il cellulare abbia un minimo di segnale ed è fatto. In pochi minuti e senza alcuno strumento aggiuntivo puoi creare una chiamata di gruppo.

Google hangout

Si tratta di un applicazione di messaggistica e disponibile  per tutti i dispositivi (pc, Mac, Android, IoS) e che permette anche di effettuare chiamate vocali e videochiamate anche tra più utenti contemporaneamente.

Hangout funziona anche da browser senza necessità di scaricare alcuna applicazione aggiuntiva. Basta effettuare l’accesso con il proprio account gmail ed assicurarsi che anche gli altri utenti facciano lo stesso. Dopo di che basta inserire l’indirizzo email della persone con cui vuoi parlare e potrai far partire delle chiamate. Una funzione molto utile di hangout è la condivisione schermo che ti permette di mostrare agli altri utenti in call quello che appare sul tuo schermo.

Nel video di seguito è spiegato brevemente come funziona hangout. 

Google hangout è perfetto per lo smart working perché permette ì puoi conversare con più persone contemporaneamente.

• Le conversazioni possono comprendere fino a 150 persone.
• Le videochiamate possono includere fino a 10 persone

Per sapere come effettuare una conference call con hangout segui la guida in italiano di Google.

Pro: già presente su tutti i telefoni androi e per chi ha una mail gmail

Contro: senza una mail gmail non puoi usarlo.

Skype

Forse il più conosciuto programma di video chiamate al mondo, forte di una esperienza ventennale, Skype, oggi di Microsoft è davvero una soluzione efficiente per le chiamate di gruppo in smart working. Ricorda, le chiamate tra account Skype sono gratuite, ma puoi anche chiamare numeri fissi e cellulari ricaricando del credito.

Come per gli altri sistemi serve creare un account, se già hai un account Skype puoi usare il tuo, altrimenti sarà necessario creare un account Microsoft. Per iniziare una conferenza su Skype dovrai cercare e invitare il contatto ed aggiungerlo alla tua rubrica Skype. Per saperne di più ti rimandiamo alla guida su come effettuare una chiamata su Skype. Anche Skype prevede la funzione di condivisione dello schermo.

Pro: molto diffuso e qualità audio e video ottime.

Contro. la nuova app di skype firmata Microsoft a volte risulta confusionaria e poco intuitiva.

Google Duo.

Una novità dal mondo Google, Duo è un applicazione per smartphone e tablet per videochiamate di alta qualità. Le videochiamate funzionano sono possibili anche dal pc tramite il browser effettuando l’accesso a duo.google.com.

Il meccanismo per collegarsi con gli altri utenti si basa sulla nostra lista dei contatti gmail, ma se aggiungi anche il numero di telefono allora basta il numero per trovare in rubrica gli altri utenti attivi su DUO. Ancora non abbiamo avuto modo di testarlo ma Google promette una qualità video ed audio eccellente. Da provare.

Microsoft Team

Un’altro software di video chiamata per conference call multiple che ci hanno segnalato è Team di Microsoft. In pratica è “l’hub per il lavoro in team di Office 365“. Sicuramente si integra perfettamente con tutto il mondo Office e pare che le video call siano molto stabili e di ottima qualità.

Inoltre Team ha anche una versione dedicata all’istruzione; secondo i docenti che lo hanno usato per fare lezione a distanza pare sia davvero uno strumento molto efficace per l’e-learning. Un’altro vantaggio di Team, per chi è un utilizzatore del mondo Office, è la possibilità di modificare i documenti in cloud attraverso gli strumenti di collaborazione di Microsoft.

Organizzare il lavoro

Ognuno ha il suo modo di organizzare il lavoro e le cose da fare ma quando si lavora in smart working è necessario trovare un metodo che sopperisca alla comunicazione diretta ed immediata delle attività da svolgere.  Per questo è utile dotarsi di uno strumento che in qualche modo organizzi i nostri task e quelli dei colleghi di lavoro e, volendo, anche dei clienti.

Una chiamata giornaliera per definire le priorità è già un buon punto di partenza. Potete annotare sul vostro blocco di carta le cose da fare e averle sott’occhio durante la giornata. Per migliorare ulteriormente la produttività vediamo di seguito alcuni strumenti online gratuiti di organizzazione del lavoro che possono essere utili per lo smart working.

Google Calendar

Iniziamo come sempre dal mondo di big G,  Calendar è un app multi piattaforma ed è accessibile da browser. Oltre ad essere un ottimo calendario dove fissare attività, appuntamenti e scadenze, Calendar offre la possibilità di creare tanti calendari da condividere con i colleghi di lavoro o con i clienti.

Inoltre si integra in modo ottimare con tutti gli strumenti Google in particolare con Hangout e Gmail. La capacità di integrazioni con altre applicazioni e siti di terze parti è uno dei punti di forza di Google Calendar. Infatti è possibile sincronizzare diverse applicazioni con il calendario Google.

Trello

Un semplice task manager gratuito ideale per applicare il metodo Scrum o Agile.  Trello si basa su lavagne condivisibili che permettono di inserire singoli task e inserirli in un calendario. Puoi creare lavagne dove inserire liste di cose da fare ed assegnarle agli utenti con cui condividi quella lavagna. Disponibile sia dal sito che tramite applicazioni per tutti i dispostivi.

CRM.

Custormer Relationchip Management, si tratta di software o web software pensati per gestire i clienti e le attività nelle aziende. Di norma ogni azienda dovrebbe averne uno ma in caso di smart working diventa fondamentale. Una delle funzionalità principali e legata anche all’organizzazione e gestione delle anagrafiche di clienti e fornitori. Il CRM è utile anche per l’assistenza clienti e per assegnare i compiti a colleghi e dipendenti.

Esistono davvero moltissimi CRM sia cloud based che installabili sui tuoi dispositivi, alcuni anche gratuiti. Evitiamo di consigliarne uno in particolare, meglio fare una ricerca online è trovare quello più adatto a te.

Applicazioni per appunti e appuntamenti

Molto utili in diverse occasioni, sia per gestire in modo semplice impegni e appuntamenti, sia per segnare e condividere appunti. Si trovano moltissime applicazioni e siti di questo tipo, basta fare una ricerca su Google. Ne vogliamo segnalare due gratuite e molto efficaci.

1. Evernote: forse la più diffusa e famosa app di appunti. Citandoli: “ti aiuta a catturare e a ordinare idee, progetti e liste di cose da fare”
2. Google Keep: anche Keep è gratuito e permette la condivisione. Naturalmente è multi piattaforma e perfetto se sei già un utente Google.

Oltre che per lavoro puoi usare queste app per la lista della spesa o dei film da vedere quando sei in casa.

Gestione del tempo. La tecnica del pomodoro

Una piccola chicca per evitare, essendo soli a casa, di restare incollati allo schermo senza fare le dovute pause dal lavoro. La tecnica del pomodoro un sistema di gestione del tempo ideato alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore ed imprenditore di origini italiane. Il sistema è molto semplice:

• Scegli un’attività da completare.
• Imposta il timer a 25 minuti
• Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
• Prenditi una pausa di 5 minuti.
• Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Ci sono tantissimi siti ed applicazioni per gestire il tempo con questa tecnica. Io ho usato pomodoro-tracker.com ma puoi usare anche un normale timer del telefono.

Il migliore strumento sei tu.

Lo strumento di produttività migliore che ci sia è il tuo cervello, per questo motivo devi averne cura. Durante il lavoro da casa, magari obbligatorio per via dell’emergenza sanitaria del coronavirus, spesso non riusciamo a riposare quanto dovremmo. Mancano quei tempi morti (in treno, sulla metro, in coda) che tanto odiamo ma che ci offrono l’opportunità di spegnere il cervello per qualche minuto.

Lavorare da casa in smart working richiede una grande capacità di concentrazione ma anche una grande capacità di distrazione. Da un lato devi evitare le distrazioni, dall’altro lato devi trovare delle distrazioni per evitare di lavorare 14 ore al giorno avendo l’ufficio in casa.

Tu come stai affrontando il tuo lavoro da casa?  Quali strumenti utilizzi?

Se hai suggerimenti o consigli utili non esitare a segnalarli.